Делегирование задач помощнику Спикер делится своим опытом делегирования задач и ответственности помощнику, подчеркивая важность распределения рабочей нагрузки и доверяя другим выполнение определенных обязанностей. Он упоминает, что со временем осознал преимущества делегирования в управлении бизнес-операциями.
Процесс найма помощников Процесс найма включает размещение объявлений о вакансиях на таких платформах, как HeadHunter, проведение собеседований, оценку компетенций кандидатов на основе их предыдущего опыта работы и оценку их ориентации на деятельность, ориентированную на результат. Спикер подчеркивает важность поиска компетентных людей, которые соответствуют требованиям компании.
Ассистенты по обучению и адаптации После приема на работу ассистенты проходят период обучения, в ходе которого их знакомят с организационными процессами, такими как использование инструментов управления проектами (например, Zoom), создание расписаний или напоминаний для важных задач. Кроме того, они получают рекомендации по эффективному выполнению рутинных административных функций.
Расширение роли ассистента Функции бизнес-ассистентов могут быть расширены за рамки традиционной административной поддержки путем привлечения их к стратегическим маркетинговым инициативам или оперативному планированию в рамках конкретных отделов. Это расширение позволяет им выполнять более сложные обязанности, внося значительный вклад в рост бизнеса.
Личный опыт работы в качестве работодателя Обмен личными историями о найме ассистентов показывает, как эти профессионалы помогали управлять различными аспектами в нерабочее время, такими как организация мероприятий или координация логистики, что было выгодно как с профессиональной, так и с личной точек зрения.
Использование служб виртуальной помощи "Службы виртуальной помощи обеспечивают удобство, предоставляя удаленный доступ для выполнения задач без физического присутствия". Докладчик приводит такие примеры, как планирование встреч в медицинских учреждениях с использованием служб виртуальной помощи, которые обеспечивают гибкость при выполнении ежедневных поручений.
Эффективное управление задачами Ассистентка тщательно подходила к решению задач, предпочитая тщательность скорости. Вместо того, чтобы быстро составить список каналов, она потратила два дня на создание подробной электронной таблицы.
Понимание опыта ассистента Выступающий задал вопрос о том, было ли воспитание и обучение ассистента сосредоточено на проактивности и эффективности выполнения задач или имело место непосредственное понимание проактивной деятельности.
Период обучения ассистентов Признавая, что ошибки являются частью процесса обучения, докладчик заметил, что новым ассистентам часто поначалу приходится нелегко, но благодаря обратной связи они совершенствуются. Была подчеркнута необходимость понимания индивидуальных уровней комфорта для быстрой и структурированной работы.
Дилемма "Скорость против качества" Баланс скорости и качества оставался сложной задачей, поскольку быстрый прогресс вступал в противоречие с поддержанием высоких стандартов. Была подчеркнута важность обсуждения этого баланса заранее, прежде чем вносить коррективы.
Стратегии обучения ассистентов Были изучены различные методы эффективной подготовки ассистентов; однако обучение лиц, не обладающих базовыми знаниями, оказалось сложной задачей из-за нехватки времени.
Проблемы при найме помощников Трудности возникали при найме помощников через внешние службы из-за ограниченных гарантий и неподходящих кандидатов, которые не соответствовали потребностям организации.