Знакомство с компанией - Компания является одной из крупнейших инжиниринговых компаний в России - Они специализируются на управлении проектами, логистике и строительстве - С 1972 года они завершили более 100 проектов
Проблемы с бумажной документацией - Коллеги часто работают в разных местах, что затрудняет подписание документов - Печать и транспортировка документов сопряжены со значительными затратами времени - Пандемия вынудила к удаленной работе, подчеркнув необходимость цифровых решений
Внедрение электронных подписей - Внедрение электронных подписей снижает затраты и повышает эффективность - Все участники могут подписывать документы в рамках единой информационной системы - Удаленная работа во время пандемии ускорила внедрение цифровых процессов - Гибкий график позволяет сотрудникам эффективно планировать свою деятельность
Внедрение электронных цифровых подписей - Создан отдельный отдел по выдаче квалифицированных электронных подписей - Сотрудничал с субподрядчиками для управления выдачей сертификатов - Внедрены электронные цифровые подписи в административном документообороте
Планы расширения и усовершенствования - В 2022 году выдано 1083 сертификата для сотрудников с целью обеспечения большего числа сотрудников цифровыми подписями - Разработаны технические требования и внедренные функциональные возможности для системы - Планируется предоставить клиентам, субподрядчикам и сотрудничающим организациям возможность подписывать документацию в рамках системы
Преимущества электронных цифровых подписей - Законность: документы, подписанные электронной подписью, остаются действительными, даже если срок действия сертификата истек - Экономия средств: Устранены бумажные архивы и сокращены накладные расходы - Эффективность: Упрощенный процесс документооборота в рамках крупных проектов
Проблемы, связанные с внедрением новой функциональности Внедрение новых функций или модулей часто сопряжено с проблемами. В нашем случае нам пришлось изменить технические требования и информацию в документах в связи с изменением законодательства. Это вызвало проблемы у пользователей, которым необходимо было подписывать и проверять документы с помощью недоступного сервера.
Проблемы с контролем версий "Контроль версий" относится к управлению различными версиями документа. Мы часто сталкивались с ситуациями, когда в один и тот же документ вносилось несколько правок или комментариев, что приводило к путанице в процессе подписания. Чтобы решить эту проблему, мы внедрили триггеры, которые автоматически обновляли процессы при загрузке новой версии документа.
Упрощение процесса подписания документов Чтобы избежать задержек с подписанием документов, мы внедрили систему, в которой клиент может напрямую подписывать документы на нашей платформе. Это устраняет необходимость в передаче документов между различными системами и значительно экономит время. Иногда необходимо просто подписать документ, не проходя весь процесс проверки.
Эффективное сотрудничество с многочисленными подписантами "Групповая подпись" позволяет нескольким пользователям из разных дисциплин или управленческих групп коллективно подписывать документ. Программа собирает все подписи и генерирует визуальный штамп, отражающий всех авторизованных подписантов для данной версии документа.