«Новые правила деловой переписки». Часть 2. Максим Ильяхов | Саммари ®

Знакомство с новыми идеями из книги "Новые правила деловой переписки". Аудиоформат предлагает примеры того, "как следует" и "чего не следует делать", экономя время всех участников. В нем рассказывается о написании писем с жалобами, работе с ними и ситуациях, когда лучше вообще не писать.

Эффективная коммуникация в бизнесе В деловом общении важно предоставлять информацию в понятной и удобной форме. Это включает в себя обращение к отправителю и получателю по имени, использование конкретных и легко понятных тем электронных писем, логическое структурирование контента с помощью пронумерованных вопросов, предоставление необходимых вложений с четкой маркировкой для удобства доступа, упрощение сложных терминов для лучшего понимания, избегание ненужных формальностей или писем с благодарностью, которые отвлекают от ценной информации.

Оптимизация содержимого электронной почты Электронные письма должны быть структурированы по одной теме для каждого сообщения, чтобы избежать потери важных моментов. В теме письма должна быть четко указана цель письма, а также любые сроки, если применимо. Важно прикреплять соответствующие файлы, как и было обещано, без усложнения имен файлов или форматов. Кроме того, включение сокращенных ссылок может упростить навигацию для получателей при кратком изложении связанного контента в самом электронном письме.

Эффективная коммуникация и персонализация Перед отправкой оцените свое письмо с точки зрения получателя. Сделайте так, чтобы получателю было легко обращаться к вам или упоминать вас в своем ответе.

Представляем новых участников Вводя в беседу нового участника, заранее проинформируйте других и предоставьте контекст о роли и опыте этого человека. Избегайте обсуждения деликатных или смущающих тем, которые было бы неуместно передавать в деловой переписке.

Когда следует избегать общения по электронной почте Бывают ситуации, когда использование электронной почты нецелесообразно. В электронных письмах могут быть пропущены срочные задачи, поэтому лучше позвонить или посетить человека для принятия немедленных мер. Сложные или деликатные темы лучше обсуждать наедине, а не с помощью письменных инструкций. Когда получателей слишком много (более 5), проще провести групповую встречу или видеочат, вместо того чтобы отправлять индивидуальные задания, которые впоследствии могут привести к ненужной информационной перегрузке и возникновению вопросов.

Работа с конфликтами и эмоциями В случае конфликта написание гневного электронного письма может быстро обострить ситуацию, если в нее вмешаются другие. Лучше спокойно выражать эмоции лично или по телефону, проявляя уважение к точке зрения друг друга и избегая грубости. Важно понять недовольство другой стороны, прежде чем творчески реагировать с юмором или общими комплиментами.