Понимание чрезмерной работы Избыточная работа относится к задачам, которые создаются искусственно и не являются необходимыми. Выявление и устранение такого рода работы может повысить эффективность бизнес-процессов, позволяя лучше понять операционные процессы.
Дилемма с принтером Примером, иллюстрирующим чрезмерную загруженность, является устранение неисправности принтера в офисе. Время, затрачиваемое на поиск картриджей вместо удовлетворения потребностей клиента, служит примером того, как подобные отвлекающие факторы создают дополнительные ненужные задачи.
Избегание консультаций с экспертами Сталкиваясь с техническими проблемами, такими как проблемы с печатью, сотрудники часто отвлекаются от основных обязанностей и решают их самостоятельно, вместо того чтобы консультироваться с экспертами. Это приводит к дальнейшим осложнениям и неэффективности рабочего процесса.
"Не перенапрягайтесь": Сосредоточьтесь на своей роли "Ненужные действия" возникают, когда отдельные сотрудники занимаются деятельностью, выходящей за рамки их компетенции или сфер ответственности, что приводит к напрасной трате усилий без продуктивного результата. Сотрудники должны сосредоточиться на своих обязанностях, а не пытаться оказывать широкую помощь другим подразделениям.
Установление четких границ общения Эффективная коммуникация требует ясности и установления границ. Важно учитывать ожидания в отношении времени отклика, давая продуманные ответы, а не мгновенную реакцию. Сообщив, что вы вернетесь к обсуждению вопроса позже, вы можете ослабить давление на обе стороны.
Отфильтровывая отвлекающие факторы Избегайте ненужных отвлекающих факторов в разговорах, отфильтровывая не относящиеся к делу сообщения или контент, похожий на спам. Распознавание того, что кто-то отправляет слишком много несущественной информации, помогает сохранять концентрацию и эффективность в обсуждениях.
Стремление к ясности В отношении Предположений При получении неясных или сбивающих с толку сообщений важно обратиться за разъяснениями, а не строить предположения об их намерениях. Такой подход предотвращает недопонимание и гарантирует, что все понимают друг друга, прежде чем приступать к выполнению задач.
"Контекстуализация совместно используемой информации Использование скриншотов в качестве ссылок без надлежащего контекста может привести к путанице среди членов команды. Предоставление комментариев вместе с общими изображениями улучшает понимание и уменьшает недопонимание во время обсуждений.