Создание правовой базы для совершенствования системы Организации должны интегрировать ответственность за функционирование и совершенствование системы в существующие контракты или должностные инструкции. Обновление действующих контрактов или должностных инструкций может легко включить эти новые обязанности. Когда такие документы отсутствуют, может быть рассмотрена сложная матрица ответственности, хотя издание официального приказа часто является наиболее эффективным решением. Такой подход закладывает прочную основу для формальной управленческой подотчетности.
Назначение и наделение полномочиями специального координатора В официальном приказе должен быть четко указан координатор, ответственный за надзор за внедрением и совершенствованием системы управления. Назначение оформляется с указанием конкретного номера приказа и должности, чтобы обеспечить ясность в распределении обязанностей. Координатору поручено руководить операционной деятельностью и оперативно решать проблемы, не требуя микроменеджмента со стороны старших директоров. Такое структурированное расширение прав и возможностей способствует плавному и устойчивому процессу.
Определение всеобъемлющих полномочий и оперативных полномочий Назначенный координатор наделен широкими полномочиями по разработке необходимой системной документации и решению возникающих оперативных проблем. Он уполномочен консультироваться с вышестоящим руководством и привлекать внешних экспертов при решении важных вопросов. Кроме того, координатор контролирует соблюдение требований в структурных подразделениях для обеспечения соответствия установленным стандартам. Этот обширный мандат обеспечивает оперативное реагирование и устойчивое совершенствование системы.
Обеспечение постоянного надзора и соблюдения требований Создан надежный механизм контроля за выполнением возложенных на него обязанностей и официальных распоряжений. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечивать соблюдение директив и оперативно устранять отклонения. Процесс контроля включает документирование любых изменений и обеспечение соответствия всех подразделений установленным стандартам. Такой непрерывный контроль обеспечивает постоянную эффективность функционирования и совершенствования системы.